5 Fasilitas yang Membuat Tempat Meeting Menjadi Efektif dan Nyaman untuk Rapat
Keberadaan meeting room (ruang pertemuan) sudah menjadi bagian yang penting dari sebuah perusahaan. Namun, minimnya sumber daya dan keterbatasan modal menjadikan penataan ruang untuk tempat meeting terkadang menjadi kurang efektif serta tidak nyaman digunakan.
Tentu saja hal ini dapat memberikan kesan buruk bagi sebuah perusahaan. Apalagi jika pertemuan yang dilakukan melibatkan klien. Alasan semacam inilah yang membuat banyak perusahaan lebih memilih untuk menyewa ruang meeting yang lebih baik dan nyaman digunakan.
Fasilitas agar Tempat Meeting Nyaman
Dalam memilih tempat meeting, Anda perlu memperhatikan juga fasilitasnya agar jalannya rapat atau pertemuan dapat berlangsung dengan efektif, lancar dan nyaman.
1. Akses Listrik Harus Memadai
Hal utama yang harus ada dalam sebuah ruang pertemuan adalah adanya akses listrik yang memadai. Akan bagus lagi jika dilengkapi dengan sumber listrik cadangan seperti genset. Sehingga ketika sewaktu-waktu terjadi pemadaman, acara meeting tidak akan terkendala karena masih ada sumber listrik untuk menjalankan berbagai perangkat elektronik.
Akses listrik dibutuhkan untuk menunjang kinerja berbagai alat elektronik, mulai dari lcd proyektor, laptop, sound system dan perangkat lainnya yang dibutuhkan saat meeting.
2. Perangkat Elektronik yang Lengkap
Dewasa ini, acara pertemuan sudah tidak lagi dilakukan secara konvensional dan membosankan. Hal ini karena saat ini teknologi sudah berkembang dengan begitu pesatnya. Sehingga penggunaan berbagai perangkat elektronik akan menjadikan jalannya meeting menjadi lebih menarik dan atraktif.
Dengan adanya perangkat seperti laptop, proyektor dan lainnya membuat peserta meeting menjadi lebih nyaman dan tidak mudah bosan. Sehingga pertemuan pun berjalan dengan lancar dan efektif.
3. Adanya Koneksi Internet Cepat & Stabil
Fasilitas lainnya yang perlu ada pada sebuah meeting room adalah koneksi interet yang cepat dan stabil. Pasalnya, internet sangat dibutuhkan dalam penyajian data yang cepat dan akurat. Apalagi jika data yang akan disajikan dalam bentuk video streaming online. Maka akan dibutuhkan koneksi internet yang tidak hanya cepat, namun juga stabil.
Selain itu, jika ada peserta meeting yang berhalangan hadir bisa diakali dengan melakukan konverensi video atau pun video call sehingga tidak ada lagi alasan untuk menghindari meeting.
4. Meja & Kursi yang Nyaman serta Berkualitas
Kondisi dan penataan meeting room memang sangat berpengaruh pada jalannya pertemuan. Dilengkapinya ruang pertemuan dengan meja dan kursi yang nyaman akan membuat peserta merasa betah dan tidak mudah lelah. Terlebih lagi jika meeting tersebut membutuhkan waktu yang lama.
Bayangkan jika jika kursi dan mejanya tidak bagus dan nyaman. Maka para peserta akan merasa tidak nyaman, bosan bahkan bisa saja mengalami sakit pinggang karena posisi duduk dan kursi yang tidak memadai. Untuk itu ketika Anda akan memilih ruang meeting, pastikan di dalamnya juga dilengkapi dengan meja dan kursi yang berkualitas.
5. Tersedia Papan & Stok Peralatan Tulis
Walaupun perkembangan zaman dan teknologi sudah sangat canggih, ada kalanya Anda akan membutuhkan papan tulis dan alat menulis (spidol). Sekalipun Anda sudah membawa laptop, ponsel, maupun buku tulis.
Misalnya saja ketika Anda hendak memaparkan sebuah gambaran atau konsep, maka peranan papan tulis (whiteboard) akan menjadi sangat dibutuhkan. Dengan adanya papan tulis, konsep yang Anda sampaikan akan menjadi lebih jelas, rinci serta mudah dipahami.
Itulah beberapa fasilitas yang sebaiknya tersedia di dalam meeting room, agar acara pertemuan atau rapat bisa berjalan dengan efektif, lancar dan nyaman. Selain memperhatikan fasilitas yang ditawarkan, tidak ada salahnya jika Anda juga mempertimbangkan lokasinya. Ada baiknya jika Anda memilih lokasi ruang meeting yang mudah dijangkau dan tidak terlalu jauh dari kantor perusahaan Anda.
