Pentingnya Invoice dalam Proses Transaksi Bisnis, Jenis dan Cara Membuatnya

Di dalam bisnis, nota atau kuitansi sudah biasa dikenal sebagai bukti transaksi. Namun masih ada lagi satu dokumen yang mirip dengan nota dan kuitansi yaitu invoice atau faktur. Invoice dapat dikatakan sebagai suatu dokumen untuk pernyataan penagihan oleh penjual kepada pembeli. Di mana invoce ini sendiri dapat digunakan untuk penagihan produk barang maupun jasa. Di dalam invoice sudah tercatat mengenai satuan, total harga yang harus dibayar serta tanggal transaksi.

Sebenarnya invoice ini sangat dibutuhkan oleh semua usaha baik kecil ataupun besar. Karena invoice ini merupakan suatu dokumen resmi yang sangat dibutuhkan untuk penagihan ataupun sebagai jaminan dalam pengajuan pinjaman.

Perbedaan Invoice dengan Nota & Kuitansi

Bagi orang awam, mungkin akan sulit membedakan antara nota, kuitansi dengan invoice. Jika pada invoice juga tertera detail barang dan jumlah pembelian serta besaran transaksinya, apakah perbedaannya dengan nota dan kuitansi? Sebelum membahas detail invoice mari kita bahas perbedaan invoice dengan nota dan kuitansi. Karena ketiganya juga memiliki fungsi yang hampir sama. Kita bahas lebih dahulu perbedaan antara nota dan invoice.

Perbedaan Nota & Invoice

Nota adalah bukti transaksi yang bersifat kontan, misal pembelian barang ditoko. Sedangkan faktur atau invoice ini bukti transaksi kredit karena sifatnya adalah penagihan. Contohnya adalah faktur rawat inap di rumah sakit. Nota juga biasanya hanya dibuat rangkap dua untuk penjual dan pembeli. Sedangkan faktur dibuat rangkap 3 untuk pembeli, penjual dan yang ketiga untuk arsip laporan keuangan.

Perbedaan Kuitansi & Invoice

Invoice dan kuitansi sebenarnya adalah dua hal yang sangat berbeda. Invoice ini berfungsi untuk penagihan biasanya didalamnya disertai dengan tanggal jatuh tempo sedangkan kuitansi adalah bukti pelunasan. Dengan kata lain kuitansi akan dikeluarkan jika transaksi sudah diselesaikan, beberapa transaksi bahkan menggunakan materai agar mudah melakukan klaim jika terjadi sesuatu.

Setelah mengetahui perbedaan antara nota, kuitansi dan invoice, selanjutnya akan kita bahas lebih detail mengenai invoice dimulai dari fungsi, jenis dan cara membuatnya.

Fungsi Invoice

Fungsi utamanya adalah sebagai dokumen penagihan seperti telah dikatakan sebelumnya, namun lebih detailnya fungsi invoice adalah sebagai berikut:

• Sebagai dokumen yang memuat informasi tentang barang atau jasa yang dibeli konsumen.
• Sebagai dokumen pengingat besaran tagihan dan termin pembayaran yang harus dilakukan konsumen sesuai yang telah disepakati dua belah pihak.
• Sebagai bukti yang sah yang menunjukkan bahwa barang atau jasa yang tercantum benar-benar sudah terjual, dan bisa dimasukkan ke dalam transaksi pembukuan.
• Sebagai bukti fisik apabila terjadi kesalahan dalam pengiriman barang atau perhitungan tagihan
• Dapat digunakan sebagai agunan untuk mengajukan pinjaman modal.

Jenis Invoice yang Ada di Indonesia

Setelah paham dengan fungsinya selanjutnya kita akan membahas jenis-jenis invoice. Invoice memiliki tiga jenis sebagai berikut:

1. Invoice Biasa

Invoice biasa adalah jenis invoice paling umum dan paling sederhana, invoice ini paling sering digunakan dalam bertransaksi. Invoice biasa ini hanya memuat rincian item, jumlah, harga persatuan dan harga total dari barang yang akan dibeli.

2. Invoice Proforma

Yang kedua adalah Invoice proforma ini adalah invice atau faktur yang bersifat sementara. Invoice performa ini biasanya diberikan kepada konsumen sebelum penjual melakukan pengiriman barang pesanannya. Invoice proforma ini akan diganti dengan invoice biasa ketika semua barang atau jasa telah diterima oleh konsumen.

3. Invoice Konsuler

Invoice konsuler ini tidak digunakan oleh semua perusahaan, karena invoice ini hanya digunakan dalam kegiatan eksport dan impor. Invoice konsuler umumnya berisi pengesahan dan juga persetujuan dari perwakilan negara yang melakukan kegiatan impor. Di mana kantor konsuler serta kedutaan besar negara pengimpor yang berada di negara pengekspor tersebut.

Cara Membuat Invoice

Setap perusahaan tentu saja memiliki format invoice yang berbda. Namun pembuatan invoice emeiliki anturan baku yaitu ada komponen-komponen yang wajib dicantumkan. Yaitu sebagai berikut:

• Nomor urut invoice
• Nomor order (Purchase order)
• Nomor transaksi
• Surat Jalan (SJ)/ Delivery Order (DO)
• Detail barang
• Sub total
• Diskon
• Biaya pengiriman
• Biaya PPN (Pajak Penghasilan)
• Total Biaya
• Taggal jatuh tempo dan termin pembayaran

Invoice dibuat rangkap tiga, serta jangan lupa menuliskan detai barang agar tidak terjadi kesalah pahaman dengan pelanggan. Selain itu perlu juga diperhatikan apalah invoice ini dibuat utuk satu kali transaksi atau beberapa kali transaksi. Untuk pengiriman produk atau jasa yang bertahap jangan lupa untuk membuat invoice proforma untuk memudahkan pembukuan.

Untuk memudahkan Anda dalam membuat invoice atau faktur, Anda bisa menggunakan invoice online indonesia yang akan sangat membantu dan mudah digunakan.

Demikian serba-serbi invoice yang ternyata memegang peranan sangat penting dalam pembukuan dan laporan keuangan suatu perusahaan. Semoga membantu dan memudahkan Anda untuk memahami pentingnya invoice bagi bisnis dan usaha Anda.